Сотрудник принес документы для оформления, среди которых оказался военный билет. На этом этапе многие кадровики задают один и тот же вопрос: нужно ли что-то делать дополнительно или достаточно просто подшить копию документа в личное дело?
На практике именно после приема военнообязанного работника у работодателя возникают обязанности по воинскому учету. Если их проигнорировать, проблемы могут появиться уже при первой проверке военного комиссариата.
Почему недостаточно просто хранить копию военного билета
Одна из самых распространенных ошибок — считать, что воинский учет касается только самого работника.
На самом деле государство возлагает часть обязанностей и на работодателя. Организация должна не только проверить документы сотрудника, но и обеспечить ведение воинского учета внутри компании.
Поэтому после оформления трудового договора работа кадровика на этом не заканчивается.
С чего начать после приема сотрудника
Первое, что стоит сделать, — внимательно проверить документы воинского учета.
Нередко встречаются ситуации, когда работник сменил место жительства, семейное положение или получил новый документ, а сведения в военном билете давно не актуализировались.
Если несоответствия обнаружатся позже во время проверки, вопросы могут возникнуть уже к работодателю.
Поэтому лучше выявить возможные расхождения сразу при трудоустройстве.
Какие сведения необходимо учитывать работодателю
После приема сотрудника организация должна обеспечить ведение сведений о военнообязанных работниках.
Важно, чтобы данные воинского учета соответствовали кадровым документам и своевременно обновлялись при изменении информации о работнике.
- Фамилия, имя и отчество
- Дата рождения
- Адрес регистрации
- Семейное положение
- Образование
- Сведения из документов воинского учета
Ошибки в этих данных являются одной из самых распространенных причин замечаний во время проверок.
Как уведомлять военкомат о работниках по новым правилам
Многие работодатели ошибочно считают, что сообщать сведения в военный комиссариат должен сам работник. Однако законодательство предусматривает обязанности и для организации.
При приеме или увольнении военнообязанных сотрудников работодатель обязан передавать соответствующие сведения в военный комиссариат в установленные сроки.
Именно нарушение сроков уведомления сегодня остается одним из наиболее распространенных нарушений в сфере воинского учета.
Поэтому кадровой службе важно заранее выстроить порядок передачи информации и контролировать соблюдение требований законодательства.
Что чаще всего выявляют во время проверок
Практика показывает, что большинство нарушений связано не со сложностью законодательства, а с обычной невнимательностью.
- Отсутствие ответственного за воинский учет
- Неполное ведение документов
- Несвоевременное направление сведений
- Устаревшие данные работников
- Отсутствие внутреннего контроля за военнообязанными сотрудникам.
Многие организации узнают о проблемах только после получения запроса или уведомления о проведении проверки.
Если в компании появился первый военнообязанный сотрудник
Для небольших организаций это одна из самых распространенных ситуаций. Руководитель принимает сотрудника, а затем выясняется, что необходимо организовать воинский учет, назначить ответственного работника, подготовить документы и наладить взаимодействие с военным комиссариатом.
Без практического опыта разобраться во всех требованиях бывает непросто, особенно с учетом регулярных изменений законодательства.
Именно поэтому многие работодатели направляют сотрудников на обучение по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе. Программа помогает разобраться в требованиях законодательства, научиться правильно вести документацию, взаимодействовать с военными комиссариатами и уверенно проходить проверки.
Компания «СтройБизнесКонсалт» проводит дистанционное обучение по программе повышения квалификации с выдачей удостоверения установленного образца и внесением сведений в ФРДО. Курс подходит кадровым специалистам, HR-менеджерам, руководителям организаций и сотрудникам, ответственным за ведение воинского учета.
Главное
Если после приема сотрудника вы увидели военный билет, не стоит ограничиваться копией документа в личном деле. Работодателю важно своевременно организовать воинский учет, контролировать актуальность сведений и соблюдать порядок взаимодействия с военным комиссариатом.
Чем раньше система будет выстроена правильно, тем меньше риск столкнуться со штрафами, предписаниями и претензиями со стороны контролирующих органов.
